Outils de gestion de projet
introduction
La gestion de projet est l'une des tâches à haute responsabilité dans les organisations modernes. La gestion de projet est utilisée dans de nombreux types de projets allant du développement de logiciels au développement des avions de combat de prochaine génération.
Afin d'exécuter un projet avec succès, le chef de projet ou l'équipe de gestion de projet doit être soutenu par un ensemble d'outils.
Ces outils peuvent être des outils spécialement conçus ou des outils de productivité réguliers qui peuvent être adoptés pour le travail de gestion de projet.
L'utilisation de tels outils facilite généralement le travail des chefs de projet et normalise le travail et la routine d'un chef de projet.
Voici quelques-uns de ces outils utilisés par les chefs de projet dans tous les domaines:
Plan de projet
Tous les projets qui devraient être gérés par un chef de projet doivent avoir un plan de projet. Le plan de projet détaille de nombreux aspects du projet à exécuter.
Tout d'abord, il détaille la portée du projet. Ensuite, il décrit l'approche ou la stratégie utilisée pour aborder la portée et les objectifs du projet.
La stratégie est au cœur du plan de projet. La stratégie peut varier en fonction de l'objectif du projet et des exigences spécifiques du projet.
L'allocation des ressources et le calendrier de livraison sont les deux autres composantes principales du plan de projet. Celles-ci détaillent chaque activité impliquée dans le projet ainsi que les informations telles que qui les exécute et quand.
C'est une information importante pour le chef de projet ainsi que pour toutes les autres parties prenantes du projet.
Liste de contrôle des jalons
C'est l'un des meilleurs outils que le chef de projet peut utiliser pour déterminer s'il est sur la bonne voie en termes d'avancement du projet.
Le chef de projet n'a pas à utiliser de logiciel coûteux pour le suivre. Le chef de projet peut utiliser un simple modèle Excel pour effectuer ce travail.
La liste de contrôle des jalons doit être un document en direct qui doit être mis à jour une ou deux fois par semaine.
Diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt illustre le calendrier du projet et montre au chef de projet les interdépendances de chaque activité. Les diagrammes de Gantt sont universellement utilisés pour tout type de projet, de la construction au développement logiciel.
Bien que la création d'un diagramme de Gantt semble assez simple, c'est l'une des tâches les plus complexes lorsque le projet est impliqué dans des centaines d'activités.
Il existe de nombreuses façons de créer un diagramme de Gantt. Si le projet est petit et simple par nature, vous pouvez créer votre propre diagramme de Gantt dans Excel ou télécharger un modèle Excel à partir d'Internet.
Si le projet a une valeur financière élevée ou une exposition à des risques élevés, le chef de projet peut utiliser des outils logiciels tels que MS Project.
Logiciels de gestion de projet
Avec l'introduction de la technologie informatique, un certain nombre d'outils logiciels ont été spécialement développés à des fins de gestion de projet. MS Project est l'un de ces outils qui a conquis le cœur des chefs de projet du monde entier.
MS Project peut être utilisé comme un outil autonome pour suivre l'avancement des projets ou il peut être utilisé pour suivre des projets complexes répartis dans de nombreuses zones géographiques et gérés par un certain nombre de chefs de projet.
Il existe de nombreux autres progiciels de gestion de projet en plus de MS Project. La plupart de ces nouveaux ajouts sont des portails en ligne pour les activités de gestion de projet où les membres du projet ont accès aux détails du projet et à l'avancement de n'importe où.
Avis de projets
Un mécanisme d'examen complet des projets est un excellent outil de gestion de projet. Les entreprises plus matures ont tendance à avoir des revues de projets plus strictes et plus complètes que celles de base effectuées par des organisations plus petites.
Dans les revues de projet, l'avancement du projet et le respect des normes de processus sont principalement pris en compte. Habituellement, les revues de projet sont accompagnées d'audits de projet par une tierce partie (interne ou externe).
Les non-conformités et les actions sont ensuite suivies afin de les compléter.
Avis de livraison
Les revues de livraison permettent de s'assurer que les livraisons effectuées par l'équipe projet répondent aux exigences du client et respectent les directives générales de qualité.
Habituellement, une équipe tierce ou des superviseurs (internes) effectuent la revue de livraison et les principales parties prenantes de la livraison du projet participent à cet événement.
La revue de livraison peut décider de rejeter la livraison en raison des normes de qualité et des non-conformités.
Cartes de score
Lorsqu'il s'agit de la performance de l'équipe de projet, un tableau de bord est le moyen de le suivre. Chaque chef de projet est responsable d'accéder à la performance des membres de l'équipe et d'en rendre compte à la haute direction et aux RH.
Ces informations sont ensuite utilisées à des fins de promotion ainsi que pour le développement des ressources humaines. Une carte de pointage complète et une évaluation des performances peuvent placer le membre de l'équipe dans la bonne position.
Conclusion
Un chef de projet ne peut pas exécuter son travail sans un ensemble d'outils approprié. Ces outils ne doivent pas nécessairement être des logiciels renommés ou quelque chose du genre, mais il peut s'agir de techniques simples et éprouvées pour gérer le travail de projet.
Disposer d'un ensemble solide d'outils de gestion de projet rend toujours le travail des chefs de projet agréable et productif.