Gestion des achats
introduction
Aujourd'hui, différentes organisations utilisent diverses techniques de gestion pour assurer le fonctionnement efficace de leurs services. La gestion des achats est l'une de ces formes de gestion, où les biens et services sont acquis auprès d'une organisation ou d'une entreprise différente.
Toutes les organisations font face à cette forme de gestion à un moment donné de la vie de leur entreprise. C'est dans la manière dont les achats sont effectués et dans la planification du processus qui assureront le bon déroulement des choses.
Mais avec de nombreuses autres techniques de gestion utilisées, y a-t-il une raison particulière d'utiliser cette forme particulière de gestion pour acquérir des biens et des services? Oui, c'est l'une des questions fréquemment posées concernant la gestion des achats.
La gestion des achats est connue pour aider une organisation à économiser une grande partie de l'argent dépensé lors de l'achat de biens et de services de l'extérieur. Il présente également plusieurs autres avantages.
Comment fonctionne la gestion des achats?
Voici les quatre principaux domaines de travail préoccupants en matière de gestion des achats. Les points suivants doivent être pris en compte chaque fois qu'un processus d'approvisionnement est impliqué:
Tous les biens et services dont une entreprise a besoin ne doivent pas nécessairement être achetés à l'extérieur. C'est pour cette raison qu'il est très essentiel de peser les avantages et les inconvénients de l'achat ou de la location de ces biens et services de l'extérieur.
Il faudrait se demander si cela serait à long terme rentable et si cela est absolument nécessaire.
Vous devez avoir une bonne idée de ce dont vous avez exactement besoin, puis envisager diverses options et alternatives. Bien qu'il puisse y avoir plusieurs fournisseurs, qui fournissent les mêmes produits et services, une recherche minutieuse vous montrerait lequel de ces fournisseurs vous offrira la meilleure offre pour votre organisation.
Vous pouvez certainement faire appel à une sorte d'enchère pour vos besoins par ces fournisseurs et utiliser un critère de sélection pour sélectionner le meilleur fournisseur.
La prochaine étape consiste généralement à lancer un appel d'offres. Lors de cette étape, les différents fournisseurs vous fourniront des devis.
Cette étape est similaire à celle du choix des projets, car vous auriez besoin de prendre en compte différents critères, mis à part le coût, pour finalement décider du fournisseur avec lequel vous souhaiteriez aller.
Après le processus d'évaluation, vous seriez en mesure de sélectionner le meilleur fournisseur. Vous devrez alors passer à l'étape de discuter de ce qui devrait figurer dans le contrat. N'oubliez pas de mentionner toutes les conditions de financement, comment vous souhaitez effectuer les paiements, etc., afin d'éviter toute confusion ultérieure, car ce contrat sera contraignant.
N'oubliez jamais qu'il est de la plus haute importance de maintenir une bonne relation avec le fournisseur. Cela comprend la conclusion d'un accord que les deux trouveraient satisfaisant. Cela contribue à la durabilité de votre entreprise ainsi que celle du fournisseur.
Ces quatre étapes simples vous aideraient à acquérir vos marchandises facilement et rapidement sans trop de tracas, mais nécessitent toujours un examen attentif à chaque étape.
Faire fonctionner le processus efficacement
Afin de vous assurer que tout se déroule bien jusqu'à la fin, vous devez suivre l'avancement de l'approvisionnement. Cela signifierait que vous devriez continuer à vérifier les fournisseurs afin de vous assurer qu'ils respectent les termes du contrat et seront en mesure de vous fournir les biens et services avant la date limite.
En cas de divergence ou de problème, vous devez toujours en informer le fournisseur au moyen de la méthode de communication choisie au moment de la conclusion du contrat.
L'organisation doit toujours être disposée et ouverte au changement. Ceci concerne tous les changements nécessaires pour garantir l'efficacité du processus. Ces changements pourraient prendre la forme d'avancées technologiques et même de changements dans la main-d'œuvre, entre autres changements.
En termes de technologie, tout nouvel équipement et toute nouvelle machinerie nécessaires pour manipuler ces marchandises peuvent devoir être achetés.
De même, en ce qui concerne la main-d’œuvre, vous auriez besoin d’employer des travailleurs hautement qualifiés et formés pour traiter directement avec les fournisseurs.
Il est toujours préférable pour une organisation d'avoir différentes équipes au sein qui sont spécialisées dans différents domaines. Cela rendrait la gestion des achats encore plus facile. Chaque équipe pourra alors traiter les domaines d'achat pertinents et aura également l'expertise requise. Par exemple, ceux qui ont de l'expérience dans l'achat de machines peuvent ne pas avoir les mêmes compétences lorsqu'il s'agit d'obtenir des services particuliers d'une autre organisation.
Conclusion
Il ne faut cependant pas oublier que ce système de gestion des achats doit fonctionner de manière efficace et fluide pour que tous les avantages soient récoltés. La clé pour cela serait donc un système efficace ainsi que le bon fournisseur et les bonnes ressources.
Aux fins de la gestion des achats, il devrait y avoir une équipe de personnes hautement qualifiées, si la gestion des achats joue un rôle clé.
À titre d'exemple, un hôpital devrait avoir une équipe d'approvisionnement dédiée et utiliser des techniques et des outils solides de gestion des achats.