Gestion des dossiers de projet
introduction
La gestion de projet est une approche qui aide les gestionnaires à gérer les projets. La gestion de projet signifie également utiliser les contrôles en place pour respecter les délais et d'autres exigences telles que le coût du projet.
Ces contrôles impliquent un enregistrement approprié et efficace des activités de gestion de projet. La gestion des enregistrements est une approche systématique pour l'organisation, la planification et le suivi des documents au cours de l'exécution du projet.
AZ de la gestion des dossiers de projet
Un système d'enregistrement est un processus systématique dans lequel une organisation détermine les considérations, activités et caractéristiques suivantes:
Le type d'informations à enregistrer.
Un processus d'enregistrement de données.
Traitement et collecte des enregistrements.
La période de conservation et de stockage.
Élimination ou protection des enregistrements liés à des événements externes.
Éléments d'un système de gestion des enregistrements.
Analyse du contenu, qui énonce ou décrit le système d'enregistrement.
Un plan de fichiers, qui indique le type d'enregistrement requis pour chaque projet.
Un document d'exigence de conformité, qui décrira les procédures informatiques que chacun doit suivre. Cela garantira que les membres de l'équipe sont pleinement conformes.
Une méthode qui collecte les documents périmés. Celles-ci doivent être effectuées sur toutes les sources d'enregistrement telles que les courriers électroniques, les serveurs de fichiers, etc.
Une méthode pour vérifier les enregistrements.
Un système qui capture les données d'enregistrement.
Un système qui assure le suivi et le reporting de la manière dont les enregistrements sont conservés.
Trois étapes d'enregistrement
Dans le processus de gestion des dossiers de projet, il y a trois étapes distinctes. Ces étapes comportent de nombreuses autres activités afin de compléter et d'accomplir les objectifs de chaque étape.
Les étapes sont:
La création d'enregistrements
Tenue des registres
Stockage et récupération des enregistrements
Jetons un coup d'œil à chacune des étapes en détail.
Créer des enregistrements
Cela fait référence à la raison sous-jacente de la création de l'enregistrement. Cela peut être pour un reçu ou pour un rapport de contrôle des stocks ou pour toute autre raison.
L'objectif principal de la gestion des enregistrements de projet est de déterminer le flux de la gestion des enregistrements une fois que l'enregistrement est créé. Lorsqu'il s'agit de créer des enregistrements, il convient de répondre aux questions suivantes.
Qui verra le dossier?
Qui sera le propriétaire final du disque?
Qui est responsable de la conservation du dossier?
Tenir des registres
Développer une opération pour stocker les enregistrements fait référence à la gestion des enregistrements. Les niveaux d'accès aux enregistrements doivent être définis à ce stade et doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter que les enregistrements ne tombent entre de mauvaises mains.
Des procédures de conformité et des mesures de sécurité appropriées doivent être en place pour éviter une utilisation abusive des enregistrements.
Stockage et récupération
Le stockage des enregistrements peut faire référence au stockage manuel des documents ainsi qu'au stockage numérique. Les chefs de projet doivent s'assurer que les documents sont retournés comme ils ont été empruntés. La conservation des enregistrements fait également référence à la durée pendant laquelle les enregistrements peuvent être conservés.
Certaines organisations peuvent conserver des enregistrements jusqu'à six ans tandis que d'autres moins d'années. Si les enregistrements sont enregistrés numériquement, les dossiers appropriés doivent être créés. Une fois créés, les documents plus anciens doivent être archivés afin de conserver de l'espace sur le disque dur.
Un aperçu de la planification de la gestion des enregistrements
Les enregistrements qui sont rassemblés doivent être planifiés. Ce qui suit décrit les étapes que la direction doit suivre pour garantir le succès du processus de planification des enregistrements.
Identification des rôles, qui garantissent que les enregistrements sont gérés correctement
Attribution de rôles dédiés ou nomination de personnes dédiées pour catégoriser les enregistrements, qui sont disponibles dans une organisation.
Nommer des professionnels de l'informatique pour mettre en œuvre des systèmes qui maintiennent et prennent en charge la gestion des enregistrements.
Les responsables doivent s'assurer que les membres de l'équipe connaissent les procédures en place pour la gestion des enregistrements.
Le processus de gestion des enregistrements doit analyser le contenu des documents à sauvegarder.
Implémentez un plan de fichiers, qui stockera les différents types de fichiers dans une organisation.
Développer des calendriers de conservation, qui peuvent varier d'une organisation à une autre en fonction de l'activité en cours.
Concevez des solutions de gestion de documents efficaces.
Planification de la manière dont le contenu peut être déplacé vers des méthodes d'enregistrement.
Élaborez un plan où l'intégration du courrier électronique pourrait être effectuée.
Planifiez une procédure de conformité pour le contenu social.
Développer des procédures de conformité qui alignent les objectifs du système d'enregistrement des projets.
Conclusion
Un enregistrement est un document ou un stockage électronique de données dans une organisation qui sert de preuve ou de ligne directrice. Une gestion des enregistrements de projet est un processus systématique qui permet aux gens de conserver des enregistrements pour une utilisation future.
Il décrit les détails pertinents pour le projet. Par conséquent, la gestion des dossiers de projet doit être surveillée et conservée avec soin.