Bureau de gestion de projet (PMO)
introduction
Lorsque les organisations se développent, elles créent différentes entités pour régir les pratiques respectives.
Le Bureau de gestion de projet (PMO) est l'entité créée pour régir les processus, pratiques, outils et autres activités liées à la gestion de projet dans une organisation.
Ce bureau (équipe) définit et maintient les normes de gestion de projet dans l'organisation.
Habituellement, la direction de l'organisation affecte une équipe d'experts dans le domaine de la gestion de projet afin de diriger le bureau de gestion de projet.
L'organisation recherche des qualifications telles que les certifications PMI et une vaste expérience dans la gestion de grands projets lors de la sélection des personnes pour le bureau de gestion de projet.
Construire un bureau de gestion de projet
En raison de la complexité des projets actuels, la fonction de gestion de projet devrait être une pratique mûrie et rationalisée.
Par conséquent, les organisations recherchent de meilleures façons de gérer les projets afin de maximiser les marges bénéficiaires. Pour cela, les organisations examinent l'optimisation des processus, l'amélioration de la productivité et la construction de leurs résultats.
Étant donné que la fonction de gestion de projet comporte de nombreux paramètres (tels que les personnes, la technologie, la communication et les ressources), la gestion de la fonction de gestion de projet par la haute direction peut être risquée.
Par conséquent, un bureau de gestion de projet est la solution idéale pour construire et maintenir la pratique de gestion de projet en tant que fonction capable de l'organisation.
La mise en place d'un bureau de gestion de projet est identique à tout autre projet de changement organisationnel. Par conséquent, il est abordé avec une méthodologie solide et rigide avec beaucoup d'expérience.
Il y a un certain nombre d'étapes clés impliquées dans la construction d'un bureau de gestion de projet et PMBOK (Project Management Body of Knowledge) peut être une excellente référence à cet effet.
Est-ce une surcharge?
Certaines organisations traditionnelles considèrent le bureau de gestion de projet comme une surcharge. Cela est principalement dû au fait que l'organisation est suffisamment petite là où il n'y a pas de besoin explicite d'un bureau de gestion de projet.
Dans de telles organisations, la direction générale peut régir les pratiques de gestion de projet. Pour le reste des organisations où il y a de grands projets, un bureau de gestion de projet est bien plus qu'une surcharge.
À l'heure actuelle, l'économie mondiale est en récession. Par conséquent, de nombreuses entreprises cherchent à réduire les coûts afin de rester dans l'environnement de l'entreprise.
Parmi les moyens d'y parvenir, la réduction du personnel et la fermeture des départements sont devenues deux options populaires. Dans de tels cas, le bureau de gestion de projet est devenu une victime facile, car il n'ajoute aucun chiffre au résultat net de l'entreprise.
C'est donc devenu un défi pour les bureaux de gestion de projet de justifier leur travail auprès de la haute direction.
Les avantages d'un PMO
La gestion de projet est l'une des fonctions clés d'une organisation. Par conséquent, affiner les processus liés à la gestion de projet pourrait ajouter beaucoup de valeur aux résultats financiers de l'organisation.
C'est exactement ce que fait un bureau de gestion de projet performant.
Pourquoi le PMO échoue-t-il?
Sur la base des statistiques historiques, seul un tiers des bureaux de gestion de projet fonctionnent et les autres ne fonctionnent pas comme prévu.
C'est l'une des principales préoccupations auxquelles la haute direction est confrontée lorsqu'elle décide de construire un bureau de gestion de projet pour une organisation. La direction doute depuis le début du succès du bureau de gestion de projet.
L'une des principales raisons de l'échec du bureau de gestion de projet est le manque de soutien de la direction. Dans la plupart des cas, la direction générale n'a pas suffisamment de connaissances sur la manière d'accompagner et d'orienter un bureau de gestion de projet.
Deuxièmement, l'incapacité du bureau de gestion de projet entraîne des échecs. Cela est principalement dû aux personnes et aux ressources affectées au bureau de gestion de projet.
Conclusion
Le bureau de gestion de projet est l'une des entités qui ajoutera de la valeur aux grandes organisations à long terme. Un bureau de gestion de projet pourrait être une surcharge pour les organisations à plus petite échelle et une telle mise en place peut finir par un échec.
Un bureau de gestion de projet performant peut améliorer la productivité des équipes de projet et entraîner de nombreuses économies de coûts. En plus de cela, cela peut faire de l'organisation une entité plus mature et plus capable.