Documents d'approvisionnement

introduction

Afin de comprendre les documents d'approvisionnement, il est important de comprendre le terme Gestion des achats .

L'approvisionnement est l'achat de biens et de services au meilleur prix possible pour répondre à la demande d'un acheteur en termes de quantité, qualité, dimensions et site.

Le cycle d'approvisionnement dans les entreprises fonctionne, qui suit les étapes ci-dessous:

Information Gathering - Un client potentiel recherche d'abord les fournisseurs qui satisfont aux exigences du produit requis.
Supplier Contact -Lorsqu'un fournisseur potentiel a été identifié, le client sollicite des devis, des propositions, des informations et des offres. Cela peut se faire par le biais de publicités ou par contact direct avec le fournisseur.
Background Review - Le client examine maintenant les références des produits / services concernés et peut également considérer des échantillons des produits / services ou entreprendre des essais.
Negotiation -Ensuite, les négociations concernant les prix, la disponibilité et les options de personnalisation sont entreprises. Le contrat d'achat des biens ou services est terminé.
Fulfilment -Sur la base du contrat signé, les biens ou services achetés sont expédiés et livrés. Le paiement est également effectué à ce stade. Une formation ou une installation supplémentaire du produit peut également être fournie.
Renewal -Une fois que les biens ou services sont consommés ou éliminés et que le contrat est expiré, le produit ou service doit être commandé à nouveau. Le client décide maintenant de continuer avec le même fournisseur ou d'en chercher un nouveau.

Les documents impliqués dans le cycle d'approvisionnement sont appelés documents d'approvisionnement. Les documents d'approvisionnement font partie intégrante des premières étapes du lancement du projet.

Le but des documents de passation de marchés sert un aspect important de l'élément organisationnel du processus de projet. Il fait référence aux mécanismes et outils d'entrée et de sortie qui sont mis en place pendant le processus d'appel d'offres et de soumission des propositions de projet et les facettes de travail qui composent un projet.

En un mot, les documents d'approvisionnement sont la relation contractuelle entre le client et le fournisseur de biens ou de services.

Exemples de documents d'approvisionnement

Quelques exemples de ce qui constitue des documents de passation de marché comprennent le début de l'offre de l'acheteur et la convocation par la partie financièrement responsable des concessions.

En outre, les demandes d'informations entre deux parties et les demandes de devis, ainsi que les propositions et la réponse du vendeur font également partie des documents de marché.

Fondamentalement, les documents de passation de marchés comprennent tous les documents qui servent d'invitations à soumissionner, sollicitent des offres et établissent les termes et conditions d'un contrat.

Types de documents d'approvisionnement

Voici quelques types de documents d'approvisionnement:

RFP - Une demande de proposition est une première étape dans un processus d'approvisionnement en envoyant une invitation aux fournisseurs, souvent par le biais d'un processus d'appel d'offres, à soumettre une proposition sur un produit ou un service spécifique.
RFI - Une demande d'informations (RFI) est une proposition demandée à un vendeur potentiel ou à un fournisseur de services pour déterminer quels produits et services sont potentiellement disponibles sur le marché pour répondre aux besoins d'un acheteur et connaître la capacité d'un vendeur en termes d'offres et de points forts. du vendeur.
RFQ - Une demande de devis (RFQ) est utilisée lorsque les discussions avec les soumissionnaires ne sont pas nécessaires (principalement lorsque les spécifications d'un produit ou d'un service sont déjà connues) et lorsque le prix est le principal ou le seul facteur de sélection du soumissionnaire retenu.
Solicitations:Il s'agit d'appels d'offres, de demandes de devis et de propositions. Ceux-ci peuvent servir de contrat contraignant.
Offers - Ce type de documents d'approvisionnement sont des offres, des propositions et des devis faits par des fournisseurs potentiels à des clients potentiels.
Contracts - Les contrats font référence aux accords finaux signés entre les clients et les fournisseurs.
Amendments/Modifications -Il s'agit de tout changement dans les sollicitations, offres et contrats. Les amendements / modifications doivent prendre la forme d'un document écrit.

Structure d'un document d'approvisionnement

La plupart des documents d'approvisionnement adoptent une structure fixe. En effet, cela simplifie le processus de documentation et lui permet également d'être informatisé.

L'informatisation permet l'efficacité et l'efficience du processus d'approvisionnement. En général, les documents d'approvisionnement ont les attributs suivants:

Exige que les soumissionnaires potentiels soumettent tous les détails pour que l'employeur évalue le soumissionnaire.
Toutes les soumissions doivent être présentées de manière claire et honnête pour garantir que le critère de la liste restreinte est sans ambiguïté.
Définition claire des responsabilités, droits et engagements des deux parties dans le contrat.
Définition claire de la nature et de la qualité des biens ou services à fournir.
Dispositions sans préjudice des intérêts de l'une ou l'autre des parties.
Langage clair et facile à comprendre.