Gestion des communications
introduction
Vous rencontrerez souvent des organisations qui insistent sur l'importance d'une bonne gestion de la communication. Il est empirique pour une organisation d'avoir une bonne gestion de la communication.
Une fois cet objectif atteint, l'organisation est un pas de plus vers la réalisation de ses objectifs commerciaux globaux. La gestion de la communication fait référence à un plan systématique, qui met en œuvre et surveille les canaux et le contenu de la communication.
Pour devenir un bon gestionnaire, il faut avoir une approche de contingence à portée de main lorsqu'il s'agit de communiquer avec les employés.
Une gestion efficace de la communication est considérée comme une bouée de sauvetage pour de nombreux projets qu'une organisation entreprend ainsi que pour tout service de l'organisation.
Les cinq W de la gestion de la communication
Les cinq W en communication sont cruciaux et doivent être abordés pour qu'un projet ou une fonction organisationnelle réussisse grâce à une gestion efficace de la communication.
Voici les cinq W de la gestion des communications:
Quelles informations sont essentielles pour le projet?
Qui a besoin d'informations et quel type d'informations est nécessaire?
Quelle est la durée requise pour l'information?
Quel type ou format d'information est requis?
Quelles sont les personnes qui seront chargées de transmettre les informations collectées?
Les cinq W dans la gestion de la communication ne sont que des lignes directrices. Par conséquent, vous devez prendre en compte d'autres considérations, telles que le coût et l'accès aux informations.
Le processus de communication
L'objectif principal de la gestion de la communication est d'assurer une circulation fluide des informations entre deux personnes ou un groupe.
Examinons le processus de communication avec l'utilisation d'un diagramme.
Le processus de communication comprend trois divisions principales; l'expéditeur transmet un message via un canal au récepteur. Selon le diagramme ci-dessus, l'expéditeur développe d'abord une idée, qui peut ensuite être traitée comme un message.
Ce message est transmis au récepteur. Le destinataire doit interpréter le message pour comprendre sa signification.
En ce qui concerne l'interprétation, le contexte du message doit être utilisé pour en déduire le sens. En outre, pour ce modèle de processus de communication, vous utiliserez également le codage et le décodage.
Le codage fait référence au développement d'un message et le décodage fait référence à l'interprétation ou à la compréhension du message. Vous remarquerez également le facteur de rétroaction, que l'expéditeur et le destinataire impliquent tous deux.
La rétroaction est cruciale pour que tout processus de communication réussisse. La rétroaction permet aux gestionnaires immédiats ou aux superviseurs d'analyser dans quelle mesure les subordonnés comprennent les informations fournies et de connaître la performance du travail.
Méthodes de communication
Comprendre à lui seul le processus de communication ne garantira pas le succès des gestionnaires ou d'une organisation. Les gestionnaires doivent connaître les méthodes utilisées dans le processus de communication.
Les méthodes de communication standard qui sont largement utilisées par les gestionnaires et les organisations à travers le monde sont des méthodes écrites ou orales.
En dehors de ces deux mécanismes, la communication non verbale est une autre méthode importante utilisée pour évaluer la communication au sein de l'organisation.
La communication non verbale fait référence à l'utilisation du langage corporel comme méthode de communication. Cette méthode comprendra les gestes, les actions, l'apparence physique ainsi que l'apparence et l'attitude du visage.
Bien que la plupart de ces méthodes soient encore utilisées pour une plus grande partie de l'organisation, l'utilisation du courrier électronique et d'autres supports électroniques comme méthode de communication a réduit le besoin de communication en face à face.
Cela conduit parfois à des situations où les deux parties impliquées ne se font pas confiance ou se sentent à l'aise l'une avec l'autre et les messages peuvent également être facilement mal interprétés.
Compétences en communication orale
Une grande partie de la communication orale est directement impliquée dans la gestion des communications. Par exemple, si un manager ne parle pas ou ne le fait pas clairement comprendre à une équipe de vente, cela peut entraîner des différences d'objectifs et de réalisations.
Il y a deux aspects de la communication orale, l'écoute active et la rétroaction constructive.
Écoute active
C'est là que la personne qui reçoit le message prête attention à l'information, interprète et se souvient.
Comme vous le savez, l'écoute vous aide à être attentif et voici quelques points qui illustrent l'écoute active.
Établir un contact visuel avec la partie concernée
Assurez-vous de clarifier les questions si ce n'est pas clair
Éviter d'utiliser des gestes distrayants ou inconfortables
Commentaires constructifs
C'est là que les managers échouent la plupart du temps. La rétroaction doit être constructive et ensuite elle aidera les employés à façonner leur performance au lieu de simples critiques.
Conclusion
La gestion de la communication est vitale pour toute organisation quelle que soit sa taille. Il contribue à atteindre les objectifs globaux de l'entreprise et crée un environnement positif et convivial.
Un processus de communication efficace au sein de l'organisation entraînera une augmentation des bénéfices, une satisfaction élevée des employés et une reconnaissance de la marque.