Logiciel de gestion de projet
introduction
Étant donné que la gestion de projet est l'une des fonctions essentielles d'une organisation commerciale, la fonction de gestion de projet doit être prise en charge par un logiciel. Avant la naissance du logiciel, la gestion de projet se faisait entièrement sur papier. Cela a finalement produit beaucoup de documents papier et y a cherché des informations, ce qui n'a pas été une expérience agréable.
Une fois que le logiciel est devenu disponible à un coût abordable pour les entreprises, les sociétés de développement de logiciels ont commencé à développer des logiciels de gestion de projet. Cela est devenu très populaire parmi toutes les industries et ces logiciels ont été rapidement adoptés par la communauté de gestion de projet.
Types de logiciels de gestion de projet
1 - Bureau
Il existe deux types de logiciels de gestion de projet disponibles pour les chefs de projet. La première catégorie de ces logiciels est le logiciel de bureau. Microsoft Project est un bon exemple pour ce type. Vous pouvez gérer l'ensemble de votre projet à l'aide de MS Project, mais vous devez partager les documents électroniques avec d'autres, lorsque la collaboration est requise.
Toutes les mises à jour doivent être effectuées de temps à autre sur le même document par les parties concernées. Par conséquent, un tel logiciel de gestion de projet de bureau présente des limites lorsqu'il doit être mis à jour et entretenu par plus d'une personne.
2 - Basé sur le Web
Pour résoudre le problème ci-dessus, le logiciel de gestion de projet en ligne a été introduit. Avec ce type, les utilisateurs peuvent accéder à l'application Web et lire, écrire ou modifier les activités liées à la gestion de projet.
C'était une bonne solution pour les projets distribués entre les départements et les zones géographiques. De cette manière, toutes les parties prenantes du projet ont accès aux détails du projet à tout moment. En particulier, ce modèle est le meilleur pour les équipes virtuelles qui opèrent sur Internet.
Caractéristiques du logiciel de gestion de projet
Lorsqu'il s'agit de choisir un logiciel de gestion de projet, de nombreux éléments doivent être pris en compte. Tous les projets ne peuvent pas utiliser toutes les fonctionnalités offertes par le logiciel de gestion de projet.
Par conséquent, vous devez avoir une bonne compréhension des exigences de votre projet avant d'essayer d'en sélectionner un pour vous. Voici les aspects les plus importants du logiciel de gestion de projet:
1 - Collaboration
Le logiciel de gestion de projet doit faciliter la collaboration en équipe. Cela signifie que les parties prenantes concernées du projet doivent être en mesure d'accéder et de mettre à jour les documents du projet quand elles le souhaitent.
Par conséquent, le logiciel de gestion de projet doit avoir un contrôle d'accès et une gestion de l'authentification afin d'étendre les niveaux d'accès aux parties prenantes du projet.
2 - Planification
La planification est l'une des principales fonctionnalités qui devraient être fournies par un logiciel de gestion de projet. Habituellement, un logiciel de gestion de projet moderne offre la possibilité de dessiner des diagrammes de Gantt lorsqu'il s'agit de planifier des activités.
En plus de cela, des dépendances d'activité peuvent également être ajoutées aux calendriers, de sorte qu'un tel logiciel vous montrera automatiquement le chemin critique du projet et les modifications ultérieures du chemin critique.
La mise en base est également une fonctionnalité utile offerte par le logiciel de gestion de projet. Habituellement, un projet est basé sur la ligne lorsque les exigences sont finalisées.
Lorsque les exigences sont modifiées et que de nouvelles exigences sont ajoutées au projet ultérieurement, l'équipe de gestion de projet peut comparer automatiquement le nouveau calendrier avec le calendrier de référence pour comprendre la portée du projet et les écarts de coûts.
3 - Suivi des problèmes
Au cours du cycle de vie du projet, de nombreux problèmes liés au projet peuvent nécessiter un suivi et une surveillance constants. Les défauts logiciels en sont un des bons exemples.
Par conséquent, le logiciel de gestion de projet doit avoir des fonctionnalités pour suivre et surveiller les problèmes signalés par les diverses parties prenantes du projet.
4 - Gestion de portefeuille de projets
La gestion du portefeuille de projets est l'un des aspects clés lorsqu'une organisation s'est engagée dans plus d'un projet. L'organisation doit être en mesure de mesurer et de surveiller plusieurs projets, afin qu'elle sache comment les projets progressent globalement.
Si vous êtes une petite entreprise avec seulement quelques projets, vous ne voudrez peut-être pas cette fonctionnalité. Dans ce cas, vous devez sélectionner un logiciel de gestion de projet sans gestion de portefeuille de projets, car de telles fonctionnalités pourraient vous coûter très cher.
5 - Gestion des documents
Un projet a de nombreux documents en cours d'utilisation. La plupart de ces documents doivent être accessibles aux parties prenantes du projet. Par conséquent, le logiciel de gestion de projet doit avoir une fonction de gestion de documents avec un système de contrôle d'accès approprié.
De plus, les documents doivent être versionnés chaque fois qu'ils sont mis à jour. Par conséquent, la fonction de gestion de documents doit également prendre en charge la gestion des versions de document.
6 - Gestion des ressources
La gestion des ressources du projet est l'une des principales attentes du logiciel de gestion de projet. Cela comprend à la fois les ressources humaines et d'autres types.
Le logiciel de gestion de projet doit montrer l'utilisation de chaque ressource tout au long du cycle de vie du projet.
Conclusion
La pratique moderne de gestion de projet nécessite l'aide d'un logiciel de gestion de projet. La pratique moderne de gestion de projet est compliquée dans une mesure telle qu'elle ne peut pas fonctionner sans l'utilisation de logiciels.
Lors du choix du logiciel de gestion de projet adapté à vos besoins, vous devez évaluer les caractéristiques du logiciel et l'adapter à vos exigences en matière de gestion de projet.
Ne choisissez jamais un logiciel avec plus de fonctionnalités que ce dont vous avez besoin, car les logiciels de gestion de projet sont généralement vendus à un prix élevé. De plus, avoir plus que les fonctionnalités requises pourrait créer des confusions lors de l'utilisation du logiciel dans la pratique.