Gestion des connaissances

introduction

La gestion des connaissances est une activité pratiquée par des entreprises du monde entier. Dans le cadre de la gestion des connaissances, ces entreprises recueillent de manière exhaustive des informations à l'aide de nombreux outils et méthodes.

Ensuite, les informations recueillies sont organisées, stockées, partagées et analysées à l'aide de techniques définies.

L'analyse de ces informations sera basée sur les ressources, les documents, les personnes et leurs compétences.

Les informations correctement analysées seront alors stockées en tant que «connaissance» de l'entreprise. Ces connaissances sont ensuite utilisées pour des activités telles que la prise de décision organisationnelle et la formation de nouveaux membres du personnel.

Il y a eu de nombreuses approches de la gestion des connaissances depuis les débuts. La plupart des premières approches ont consisté à stocker et à analyser manuellement les informations. Avec l'introduction des ordinateurs, la plupart des connaissances organisationnelles et des processus de gestion ont été automatisés.

Par conséquent, le stockage, la récupération et le partage d'informations sont devenus pratiques. De nos jours, la plupart des entreprises ont leur propre cadre de gestion des connaissances en place.

Le cadre définit les points de collecte des connaissances, les techniques de collecte, les outils utilisés, les outils et techniques de stockage des données et le mécanisme d'analyse.

Le processus de gestion des connaissances

Le processus de gestion des connaissances est universel pour toute entreprise. Parfois, les ressources utilisées, telles que les outils et les techniques, peuvent être uniques à l'environnement organisationnel.

Le processus de gestion des connaissances comporte six étapes de base assistées par différents outils et techniques. Lorsque ces étapes sont suivies séquentiellement, les données se transforment en connaissances.

Étape 1: collecte

Il s'agit de l'étape la plus importante du processus de gestion des connaissances. Si vous collectez des données incorrectes ou non pertinentes, les connaissances qui en résultent peuvent ne pas être les plus précises. Par conséquent, les décisions prises sur la base de ces connaissances pourraient également être inexactes.

Il existe de nombreuses méthodes et outils utilisés pour la collecte de données. Tout d'abord, la collecte de données doit être une procédure dans le processus de gestion des connaissances. Ces procédures doivent être correctement documentées et suivies par les personnes impliquées dans le processus de collecte de données.

La procédure de collecte de données définit certains points de collecte de données. Certains points peuvent être le résumé de certains rapports de routine. Par exemple, le rapport mensuel des ventes et les rapports quotidiens de présence peuvent être deux bonnes ressources pour la collecte de données.

Avec les points de collecte de données, les techniques et outils d'extraction de données sont également définis. À titre d'exemple, le rapport de vente peut être un rapport papier dans lequel un opérateur de saisie de données doit alimenter manuellement les données dans une base de données, tandis que le rapport de présence quotidien peut être un rapport en ligne où il est directement stocké dans la base de données.

En plus des points de collecte de données et du mécanisme d'extraction, le stockage des données est également défini dans cette étape. La plupart des organisations utilisent désormais une application de base de données logicielle à cette fin.

Étape 2: Organisation

Les données collectées doivent être organisées. Cette organisation se produit généralement en fonction de certaines règles. Ces règles sont définies par l'organisation.

Par exemple, toutes les données relatives aux ventes peuvent être classées ensemble et toutes les données relatives au personnel peuvent être stockées dans la même table de base de données. Ce type d'organisation permet de maintenir les données avec précision dans une base de données.

S'il y a beaucoup de données dans la base de données, des techniques telles que la «normalisation» peuvent être utilisées pour organiser et réduire la duplication.

De cette façon, les données sont organisées de manière logique et liées les unes aux autres pour une récupération facile. Lorsque les données passent l'étape 2, elles deviennent des informations.

Étape 3: résumer

Dans cette étape, les informations sont résumées afin d'en prendre l'essence. Les informations volumineuses sont présentées sous forme de tableau ou graphique et stockées de manière appropriée.

Pour résumer, il existe de nombreux outils qui peuvent être utilisés tels que des progiciels, des graphiques (Pareto, cause à effet) et différentes techniques.

Étape 4: analyse

À ce stade, les informations sont analysées afin de trouver les relations, les redondances et les modèles.

Un expert ou une équipe d'experts doit être désigné à cet effet car l'expérience de la personne / équipe joue un rôle essentiel. Habituellement, des rapports sont créés après l'analyse des informations.

Étape 5: Synthétiser

À ce stade, l'information devient connaissance. Les résultats de l'analyse (généralement les rapports) sont combinés pour en tirer divers concepts et artefacts.

Un modèle ou un comportement d'une entité peut être appliqué pour en expliquer une autre et, collectivement, l'organisation disposera d'un ensemble d'éléments de connaissance pouvant être utilisés dans toute l'organisation.

Ces connaissances sont ensuite stockées dans la base de connaissances organisationnelles pour une utilisation ultérieure.

Habituellement, la base de connaissances est une implémentation logicielle accessible de n'importe où via Internet.

Vous pouvez également acheter un tel logiciel de base de connaissances ou télécharger gratuitement une implémentation open source de celui-ci.

Étape 6: Prise de décision

À ce stade, les connaissances sont utilisées pour la prise de décision. À titre d'exemple, lors de l'estimation d'un type spécifique de projet ou de tâche, les connaissances liées aux estimations précédentes peuvent être utilisées.

Cela accélère le processus d'estimation et ajoute une grande précision. C'est ainsi que la gestion des connaissances organisationnelles ajoute de la valeur et permet d'économiser de l'argent à long terme.

Conclusion

La gestion des connaissances est une pratique essentielle pour les organisations d'entreprise. Les connaissances organisationnelles ajoutent des avantages à long terme à l'organisation en termes de finances, de culture et de personnel.

Par conséquent, toutes les organisations matures devraient prendre les mesures nécessaires pour la gestion des connaissances afin d'améliorer les opérations commerciales et la capacité globale de l'organisation.