Gestion basée sur les processus

introduction

La gestion basée sur les processus est une technique de gestion qui aligne la vision, la mission et les systèmes de valeurs fondamentales d'une entreprise lors de la formulation de la stratégie d'entreprise.

Il permet de définir les politiques qui régissent les opérations de l'entreprise en question; tout en veillant à ce que l'entreprise ne fonctionne pas uniquement sur une plate-forme d'efficacité, mais aussi d'efficacité.

La gestion par processus partant de la sphère stratégique, la direction des projets entrepris reste sans faille, contrairement au cas d'objectifs formulés au niveau tactique, où certains projets ont tendance à dévier de leur cap. Travailler vers un objectif commun permet d'atteindre l'harmonie entre les différents groupes de travail et départements.

Cependant, il faut réitérer que le soutien stratégique seul est insuffisant pour faire de la philosophie de la gestion basée sur les processus un succès; et que la direction intermédiaire et les employés doivent également reconnaître leur rôle dans le processus et s'en approprier pour des résultats optimaux.

Les six étapes de la gestion basée sur les processus

(1) Définition du processus

Le processus doit être clairement identifié et documenté pour apporter une quelconque clarté.

La documentation ministérielle, les accords avec les clients, les manuels d'achat et les organigrammes des processus aideraient tous à documenter le processus susmentionné.

L'apport requis pour que le processus soit opérationnel, le résultat attendu du processus et les personnes ou services responsables de chaque élément constitutif du processus doivent être identifiés afin que l'appropriation et la responsabilité ne soient pas compromises.

(2) Établir des mesures pour évaluer le processus

La performance du processus doit être mesurée, si l'efficacité, la qualité et les délais doivent être surveillés et améliorés.

Idéalement, les paramètres sélectionnés devraient être quantifiables, de sorte que la clarté soit conservée tout au long. Cependant, cela n'est pas toujours possible, mais des données comparatives et des repères pertinents peuvent toujours être obtenus pour une analyse pertinente.

(3) Analyse des performances des processus

Une variété d'outils sont disponibles pour analyser facilement les performances des processus.

Les représentations graphiques, les diagrammes à barres, les diagrammes à secteurs, l'analyse de variance, l'analyse des écarts et l'analyse des causes et effets sont parmi les plus populaires.

(4) Analyse de la stabilité du processus et définition de nouveaux objectifs si nécessaire

Dans le cadre de cette phase de gestion axée sur les processus, des audits de conformité aideraient à analyser la stabilité des processus.

Si cela s'avère insuffisant, de nouveaux objectifs doivent être définis et ceux-ci doivent être alignés sur l'orientation stratégique de l'entreprise.

(5) Améliorations de la planification

Les améliorations des processus doivent être planifiées en accord avec la vision de l'organisation, son énoncé de mission et sa culture.

Des ressources suffisantes doivent être allouées et une équipe efficace doit être en place pour que les changements proposés aboutissent.

(6) Mise en œuvre d'améliorations

C'est là que chacune des améliorations prévues prend vie à partir de son ancien projet papier. Une formation peut être dispensée si et quand cela est nécessaire et le soutien du personnel doit être obtenu dans la mesure du possible.

Par la suite, une surveillance régulière et des améliorations continues doivent être facilitées si l’organisation veut être une organisation de classe mondiale.

Identifier une organisation basée sur les processus

Une organisation basée sur des processus aurait quelques caractéristiques inhérentes qui la rendent instantanément reconnaissable.

Par exemple, une telle entreprise considérerait l'entreprise comme un ensemble de processus, disposerait de plans stratégiques qui pilotent les processus avec l'engagement de la direction vers le bas, et ces processus seraient alignés sur les objectifs et les résultats commerciaux clés de l'organisation.

La standardisation des processus, la forte dépendance à l'exactitude des données et la recherche continue d'améliorations durables sont d'autres caractéristiques d'une organisation basée sur les processus.

Avantages de la gestion basée sur les processus

Les avantages de l'adoption de la gestion basée sur les processus sont nombreux.

Les améliorations des processus actuels, l'augmentation des activités à valeur ajoutée, la réduction des coûts et l'alignement sur la vision stratégique de l'organisation sont ses avantages les plus recherchés.

Il facilite également les techniques modernes de répartition des coûts telles que l'établissement des coûts par activité. La gestion basée sur les processus aide le système à se conformer à certaines normes nationales et internationales et aux exigences d'organismes de réglementation réputés.

Conclusion

La gestion basée sur les processus est un outil inestimable pour la satisfaction et la fidélisation des clients, car elle identifie les processus clés qui ont à cœur les intérêts et la satisfaction des parties prenantes.

Comme beaucoup, un gestionnaire avisé aux échelons supérieurs en est venu à réaliser que la vision d'une entreprise est moins susceptible de changer au fil du temps, par opposition aux objectifs et aux procédures utilisés pour réaliser cette vision.

Par conséquent, la gestion basée sur les processus oblige les gestionnaires à évaluer les processus existants et à prendre des mesures pour ajuster la structure et la fonction de l'organisation en question, de sorte qu'une efficacité maximale puisse être obtenue.

Des facteurs variables tels que les changements dans les attentes des clients, les fluctuations de l'économie générale et la nécessité de développer de meilleures gammes de produits se traduiront par une main-d'œuvre plus innovante qui s'approprie les tâches et amorce de meilleures performances dans leur domaine d'expertise connexe.